Gutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer – aktuelle steuerliche Anforderungen
Dazu zählen:
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zweckgebundene Geldzahlungen,
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nachträgliche Kostenerstattungen,
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geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“),
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sog. Geldgutscheine.
Beispiel: Erstattet der Arbeitgeber einen vom Arbeitnehmer gekauften Gutschein, liegt steuerpflichtiger Barlohn vor.
Ein Gutschein ist nur dann steuerfrei als Sachbezug zu behandeln, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:
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a) Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen: Der Gutschein darf ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen – beim Arbeitgeber selbst oder bei klar definierten Drittanbietern. Nicht zulässig: Gutscheine, mit denen andere Gutscheine (z. B. Amazon, Zalando) erworben werden können.
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b) Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG): Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen, d. h. er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein klar begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum einlösbar sein (z. B. City Cards, Einzelhandel, bestimmte Produktgruppen). Nicht zulässig: Gutscheine, die auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind.
Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird kontrolliert:
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ob Drittgutscheine erworben werden konnten,
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ob Barauszahlung möglich war,
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ob der Arbeitgeber dies kontrolliert und dokumentiert hat.
Fehlt eine lückenlose Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Nutzungsmöglichkeit und fordert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach.
Hinweis
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Für jeden Gutscheinanbieter eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen (AGB und Vertragsbedingungen vorlegen).
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Keine Gutscheine mit Drittgutschein-Funktion einsetzen.
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Anbieter regelmäßig auf Sortiment und Bedingungen prüfen.
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Schriftliche Zusatzvereinbarung mit Arbeitnehmern: Keine Umwandlung in Geld, kein Erwerb weiterer Gutscheine.